Les réformes fiscales imposées en 2025 à toutes les entreprises ont révélé que certaines notes de frais ne respectaient pas la législation (ex. : vêtements, frais personnels, factures sans TVA…).
Ces évolutions sont une obligation légale pour se mettre en conformité avec les règles fiscales françaises.
Notre objectif reste inchangé :
✔ vous protéger,
✔ sécuriser la restitution de TVA,
✔ éviter tout risque de redressement,
✔ améliorer votre quotidien avec des outils plus simples.
Ce qui change concrètement
1. Règles d’acceptation des notes de frais mises à jour
Une note est acceptée uniquement si :
- elle est liée à votre activité VTC,
- elle comporte de la TVA,
- la facture est nominative (à votre nom ou celui de Stairling Union),
- elle est déposée une seule fois,
- elle est datée après votre entrée chez Stairling (hors achat de véhicule ou téléphone),
- elle relève d’une catégorie autorisée par la législation fiscale.
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2. Dépenses désormais refusées (par obligation légale)
Désormais, ces frais ne seront plus acceptés :
- Vêtements civils, chaussures, pressing, coiffeur, hygiène,
- Dépenses personnelles, Internet, alimentation,
- Factures sans TVA ou au nom d’un tiers,
- Frais antérieurs à votre entrée chez Stairling (sauf exception).
Ces dépenses ne donnent droit à aucune récupération de TVA.
3. Clarification sur les amortissements
Seules les factures amortissables peuvent être partiellement récupérées si l’achat est antérieur à l’entrée dans la coopérative.
- Véhicule : amortissement sur 5 ans → récupération linéaire de la TVA restante.
- Téléphone / Tablette : amortissement sur 3 ans.
Exemple : un véhicule acheté 2 ans avant l’entrée chez Stairling permet de récupérer 3/5e de la TVA à partir de votre date d’entrée.
4. TVA non reportable d’une année à l’autre
La loi fiscale (art. 271 CGI) interdit formellement de reporter une TVA non utilisée :
- Une facture de 2025 ne peut pas être déduite en 2026,
- Toute cagnotte TVA non utilisée au 31 décembre est perdue (sauf amortissements).
Seules les factures amortissables échappent à cette règle.
Contrôle renforcé & lutte contre la fraude
Pour protéger l’ensemble de la coopérative, Stairling met en place une vérification renforcée :
- Dépôts multiples détectés automatiquement,
- Vérification de l’authenticité des factures,
- Signature d’une attestation de régularisation TVA dans les prochaines semaines,
- Mise en place d’un protocole en 3 étapes en cas de fraude :
- Avertissement
- Pénalité (x3 du montant indû)
- Suspension ou exclusion en cas de fraude grave
L’application Stairling s’améliore
Pour rendre vos démarches plus simples :
- Dépôt de notes de frais plus rapide,
- Possibilité de modifier une note non validée,
- Catégories de dépenses clarifiées,
- Motifs de rejet expliqués,
- Option de contestation en un clic,
- Délais de traitement accélérés : moins de 24h ouvrées.
En résumé
- Seules les dépenses professionnelles, nominatives et avec TVA sont acceptées,
- Certaines catégories sont désormais refusées par la loi,
- La TVA doit être déduite dans l’année fiscale,
- Des contrôles sont mis en place pour protéger tous les chauffeurs,
- L’app Stairling évolue pour vous faire gagner du temps.
Stairling continue d’évoluer pour ses chauffeurs
Chez Stairling, on n’est pas là pour compliquer les choses, mais pour vous aider à travailler en sécurité, avec des outils clairs, conformes et efficaces.
Ces évolutions vous protègent et renforcent la crédibilité de notre modèle auprès des institutions.
